2020-09-27
時間管理

只要3個步驟就能輕鬆做好時間管理,擺脫瞎忙的生活

這次Wing想來分享一下從「一流工作者都在用的待辦清單」這本書提供的方法來跟大家說說說要怎麼做時間管理

這些方法都是Wing實驗過一段時間後覺得有效才分享給大家的,但適不適合你就不一定囉!

看完這篇文章你會學到

  • 時間管理的目的
  • 為什麼你做不好時間管理?
  • 時間管理的3個步驟

如果你不想看前面兩個主題,可以直接點目錄跳到「時間管理的3個步驟」直接看怎麼做喔!!!

時間管理的目的

時間管理是現代人都應該要會的一項技能,正所謂「時間一去不復返」,時間就像離開的女朋友一樣,失去了就找不回來了

那為什麼要做時間管理呢?主要有以下幾個目的

掌控自己的工作時間

掌控自己的工作時間

時間管理可以讓你知道自己在什麼時候要完成什麼事,並且為自己規劃每項任務的工作時間,當你知道你自己要做什麼,每項任務要花多少時間,你就不會擔心時間不夠,事情做不完了

甚至還有可能多出很多時間可以做自己的事情,例如學習新知識、追個劇放鬆一下等等

時間就像乳溝,擠一擠就有了

能在截止日前完成任務

截止日

你是不是每次都把事情拖到最後死到臨頭了才熬夜趕工呢?是不是報告迷天就要教了,你卻連主題都還沒訂下來呢?

相信每個人或多或少都有這種經驗,Wing之前也是一樣,感覺一大堆事情都擠在一起,一下要交報告,一下又要準備考試,一下還要規劃出遊行程,每次都弄得一個頭兩個大

這很大原因是因為你忽略了每件事情的截止日期,沒有幫事情分出優先順序,導致你容易拖延,做好時間管理能幫你改善拖延的問題

延伸閱讀:為什麼事情老是做不完?讓我告訴你什麼是拖延症

在更短的時間內完成更多事

所謂「效率」,就是你能把同樣的事情在更短的時間內完成,做好時間管理可以讓你在當下專注於你要做的事,不受其他事情的干擾,藉此提高生產力,在更短時間完成更多事,也讓你生出更多的時間規劃其他事

延伸閱讀:4個高效率管理祕訣,讓你找回被偷走的時間 - The News Lens 關鍵評論網

減輕壓力

截止日

現代人生活節奏快速,每天都被大大小小的事情追著跑,也因此造成龐大的壓力,如果你知道你可以很好的規劃時間,規劃行程,你就會產生一種循序漸進的安全感,藉此減輕你的壓力

改善注意力

在「通往財富自由之路」這本書中有提到,注意力是你最寶貴的資產,比你的時間和金錢都還要重要,你把注意力放在哪,你就會變成什麼樣的人

延伸閱讀:不要在為生活出售自己的時間,通往財富自由之路心得分享

為什麼你做不好時間管理?

「我試著做過時間管理,但是還是會一直拖延啊?」

「我做不了多久就覺得好累喔!幹嘛要浪費時間規劃時間,勞心又費力」

上面可能是你曾經聽過的一些做不好時間管理的人的心聲或藉口,事實上,並不是你不會做時間管理,而是你忽略了一些細節,犯了一些錯誤

要做的事情太多

在同樣的時間內,你塞了太多事情,這樣會分散注意力、因為你無法區分事情的優先順序,反覆經歷事情沒有完成的感覺會讓你覺得沮喪,而且會助長拖延行為,因為會漸漸覺得沒做完就算了

給自己太多選擇

給自己太多選擇

我們每天都只能作出有限的選擇,例如早餐吃什麼,這會造成「決策疲勞」,使我們無法專注,傾向於做能獲得立即滿足的活動,而非真正重要的事,最後會造成「決策趨避」,你會選擇比較輕鬆的事情做,例如看信箱,滑手機,進而導致生產力下降

任務定義過於廣泛

也就是任務名稱太籠統,例如你今天的目標是架設好一個網站,但是其中還有很多的步驟,例如買主機、網域、網頁設計等等,如果沒有清楚定義每個步驟要做什麼和會花多少時間,你很容易不知道要先做什麼,感覺永遠做不完

這邊Wing建議,如果你要做的事情的步驟比較多,你可以把每個任務都設成一個「專案」,並在裡面詳列每一個步驟和所需時間,再一個個把它完成

怎麼吃掉一頭大象?把牠切成小塊慢慢吃,總有一天會吃完

沒有跟目標做連結

我們做事情通常都有一個目標,例如我打電話給同事,可能是要確認工作的進度,要找資料,可能是為了要交出一份完美的報告,如果沒有要做的目的,就容易沒有動力去執行,因為也不知道為什麼要做

時間管理,只要3個步驟

步驟1:時間管理的好幫手 – 待辦清單

「工欲善其事,必先利其器」,要做好時間管理,你就要有輔助你規劃時間的工具,那就是待辦清單!

要打造一個有效的待辦清單應該要有下面幾個要素

區分當前任務和未來任務

把你所有要做的事情列出來,然後區分哪些事情要先做,哪些可以晚點做,藉此來區分事情的優先順序

根據預期成果定義任務

也就是跟目標做連結,把每件事情你希望達到的成果寫出來,這樣能增加你做那件事情的動力,也會知道為什麼要做

例如Wing今天寫一篇文章,可能預期的成果是增加網站的流量,藉此增加網站的曝光度

這個成果也可以是輕鬆點的,例如你今天是想要去日本旅行,那你希望得到的成果可能是得到身心靈的放鬆、擴展視野,或單純只是想去當地購物也行

要明確知道你為什麼要做那件事,才不會瞎忙

把專案拆成多項單獨的任務

專案管理

遇到比較複雜的任務時,把任務拆解,可以讓你知道你應該要先做什麼,要怎麼做,並且一步一步的把事情完成

延伸閱讀:分享一個時間管理工具:「輕」專案時程 - 大人學

為每項任務設定截止日期

設定截止日也可以幫助你區分事情的優先順序,日期愈接近的要先做,這可以讓你知道什麼是最急迫的事情,提早把急迫的事做完,就不會被時間追著跑

限制任務數量

任務太多會讓你分散注意力,一天就只有24小時,所以你要限制你每一天能完成的事情,書中的建議是最多7項,但網路上很多是建議不要超過3項,這可能就要看你每件事情的複雜度和所花的時間長短而定了

以Wing自己本身來說,如果今天的行程是要寫出一篇文章,包括找資料、寫草稿、發佈等等的流程可能就會花掉大部分的時間,再加上還要上班,所以一天可能就只排一件事而已,這樣也是可以的

如果今天要做的事情是閱讀、做家事等等不太複雜的事,就可以排多一點,因為還有很多空閒的時間

刪去清單上不必要的任務

你可能會把每件你想做的事情都放在你的待辦清單上,認為這些都是重要的事

,但總有那麼幾件事是長期待在清單上,已經生出灰塵的事情,例如減肥、去健身房等等

這種事情通常只是一個願望,不是要做的事,如果真的要做,就必須照上面提到的要素去做規劃

定期檢視你的待辦清單,看有沒有已經生灰塵的任務,重新評估真的有必要嗎?沒有的話就把它刪掉吧,這也會讓你的清單好看些

估計完成每項任務所需的時間

依你的經驗去判斷每項任務需要多少的時間完成,然後找一個時間段專心完成那件事情,如果是新的任務,就估算一下自己要花多少時間,估不對是正常的,再慢慢修正就行

但是也不要估的太久,有個理論叫做「帕金森定律」,簡單來說,如果你估的時間太長,你就會自動把工作延長到那個時間才完成,縱使實際上不需要那麼多時間,這也間接造成了時間的浪費

使用主動式動詞引導每項任務

研究顯示,把動詞擺在事情的前面,你就會更願意去完成這些事,例如

打出一篇文章

打電話給父母

檢查商品的存貨

這些敘述會比單純的一篇文章、商品存貨這種名詞更有力量,讓你更有動力去執行,但切記要盡量使用正確的動詞,不要模稜兩可,愈明確愈好,例如用「啟動、檢查、購買」取代「探索、計畫、聯繫」

留意哪些任務需要其他資源投入

現在的工作要跟別人合作已經是一種常態,也因此有些事情我們必須要等別人完成後才能做我們自己的部分,這種時候就需要考慮別人需要花多少時間來完成他們的工作

例如我們要做一份報告,需要別人幫我們整理好資料才可以開啟PPT製作簡報,我們除了估算做簡報所需的時間外,也要考慮到別人整理好資料交給我們的時間,而這些都要在截止日前完成

以上的要素只是「最好有」,沒有說「一定要」,大家可以評估自己的做事習慣和生活作息,來增加或減少這些元素,打造屬於自己的待辦清單

步驟2:把待辦清單跟行程表做結合

日程表範例
日程表範例

有些人會習慣用日曆紀錄每天要做的事情(如上圖),現在Wing要來教你如何把代辦清單和行程表做結合,這部分有分電子版和紙本的,這裡不會詳細說明,書中會有更多的教學,原理都是差不多的

把一天的時間分段

把一天的時間分段

第一步是把時間分成一段一段的,長度可以是30分鐘、1小時都可以,因人而異,開心就好

預估有多少時間可以做自己的事

時間管理

接下來先把你每天的例行公事放進日程表裡面,例如上班、吃飯、開會,全部排完後再看看你還有哪些空閒的時間可以做自己的事

建立待辦清單

建立待辦清單

第三步就是開始排你的私事進去,依照上面提過的截止日、所需時間、當前任務分出事情的優先順序後,再依照急迫性一個個排進清單剩下的空格里

記得要預留休息和彈性時間,人的注意力是有限的,消耗完注意力後就需要休息一下來恢復注意力

彈性時間是為了怕有人臨時有事情要你幫忙,例如同事叫你幫他打個資料,媽媽叫你幫忙倒垃圾等等,這種事情我們沒辦法控制他要不要發生,為了不讓這些事情打亂我們的計畫,必須要預留彈性時間來處理這些事

在還沒被用到的時間上安排事情

在還沒被用到的時間上安排事情

現在你可能已經大致排完你要做的事情了,你可能還會剩下一點點碎片的時間不知道要幹嘛,這時你可以有下面幾個選擇

  • 把未完成的工作做完:你可能會有些事情的時間估的過短導致沒有完成,你可以裡用這些時間把它做完
  • 做一些小事情:做一些你認為沒那麼重要,但遲早要做的事,例如閱讀,也可以把後面要做的事情拆一小部分先做一點
  • 直接變成彈性時間:用這些碎片劃的時間來處理雜事
  • 休息:當作給自己努力過後的獎勵,好好休息一下吧!看個劇、出去透透氣什麼的

每天結束時確認隔天的行程

每天睡覺前確認一下明天有哪些事要做,隔天起床就可以直接上工,像Wing是一個禮拜排一次行程,所以直接看就好,如果你是習慣一天排一次的話,你可能就要花比較多的時間在規劃行程上面了

下面是Wing依照這些準則所製作的行程表,格式不會太難,大家有興趣的可以先參考這份表格實作看看,再依照自己的需求做更改,畢竟這種東西還是有習慣的問題

步驟3:讓待辦清單持續運作

當你已經習慣了這個方法,就要不斷的執行它,書中提供幾個可以維持待辦清單運作的小技巧

把「微型任務」列在批次處理清單

生活中會有很多的雜事需要處理,這些通常都不會花很多時間,但又必須要做,有時會造成行程表很難排

你可以把這些事情(15分鐘左右就可以處理完),都歸類在一個「批次處理清單」裡面,然後用一段完整的時間一次把它做完

例如你的事情有吃飯、洗澡、倒垃圾、剪頭髮這些,每一個都大概要花15~30分鐘,把他們通通放在批次處理清單,專心花1~2個小時的時間把它處理完,會比你分段處理個別事情還來得有效率

對挫敗感保持警覺

事情會失敗很大因素都是因為人的心理因素,如果你有一天沒做完代辦清單的事情,不要覺得沮喪或挫敗,要學著原諒自己,今天沒做到就算了,重點是之後有沒有持續執行

一天的失敗不算什麼,人總是會有惰性,Wing也是有時候每天會有一兩件事沒做到,再找時間做完就好了,沒什麼大不了的,有持續才是最重要的

進行每周回顧

每周都要檢視你清單上的內容,哪些是急迫的,哪些是該刪除的,我這陣子的執行率如何,每周回故是很重要的,這能讓你及時做出修正,詳細要做哪些事情,下面會再有說明

更新你的目標

你的目標可能會隨著你的習慣、生活環境、時間因素等等而改變,不同階段也會有不同的目標,更新你的目標,確保你走在正確的路上

避免陷入方法論的困境

市面上有很多書很多人教你各式各樣的時間管理方法,包括這篇文章也是一樣,你不一定要用這個方式,去嘗試不同的方法,再找出一個適合自己的,不要過讀專注於方法論,而忘了這些方法的目的

你的待辦清單是來幫助你做時間管理的,不是來支配你的,接觸各種方法,並從中去蕪存菁

建立並遵守適合你的系統

嘗試各種方法,修改成適合你的系統,當你又發現新的方式可以讓你的系統變得更好時,也請樂於採用新的方式,並持續修改

持之以恆

建立好自己的系統後,就是持續的使用,不要怠惰,不要拖延,讓他成為生活的一部分,習慣了就好

勉強成習慣,習慣成自然

每周回顧

書中講到每周回顧的事情應該要有下面這些

  1. 把腦海中所有的任務和都寫出來,增加到清單裡
  2. 把新專案拆成細小的任務
  3. 清空電子郵件匣
  4. 刪去不重要、不再需要的任務
  5. 標記重要且緊急的任務,作為清單的優先事項
  6. 留意需要他人先進行的任務
  7. 檢查截止日期是否要調整
  8. 為新任務設定截止日期
  9. 查看行事曆,根據可用時間建立每日待辦清單

以下是Wing的每周回顧

  1. 把腦海中所有的任務和都寫出來,增加到清單裡
  2. 把新專案拆成細小的任務
  3. 清空電子郵件匣
  4. 刪去不重要、不再需要的任務
  5. 留意需要他人先進行的任務
  6. 查看行事曆,根據可用時間建立每日待辦清單

再說一次,本文提到的東西都是可以做更改的,找出適合自己的系統才是最重要的

學習是從模仿開始

結論

時間管理是為了掌控自己的工作時間,減少被時間追著跑的壓力和拖延的壞習慣

建立待辦清單可以知道自己在每個時間要做什麼,配合截止日期區分優先順序和每周回顧及時修正你的計劃,並持之以恆的執行

記得不要陷入方法論的困境,嘗試不同的方法並不斷修改,去蕪存菁,打造出最適合自己的系統才是最重要的

一流工作者都在用的待辦清單

以上就是這次的分享

歡迎在文章下面留言,讓Wing知道你喜歡這類的文章,有問題Wing也會幫大家解答

覺得這篇文章不錯的話,希望你幫Wing在拍手5次,只要免費註冊就可以按!



現在Wing正在規劃一套任何人都可以自學語言的線上課程,有興趣的歡迎加入等候名單,就能收到第一手資訊!

不學文法也可以學多國語言:LingQ是什麼?

只要幾百塊就能開始在線上跟外國人聊天:Wing使用italki一個月的心得

了解Wing怎麼建立起這個網站:聯盟行銷大師班評價



記得按讚粉專、追蹤並設為搶先看,就能收到最新訊息、語言的有趣內容分享、Wing對語言的看法等額外資訊

解決你學語言的疑難雜症

背單字方法:10個方法+7個技巧教你怎麼背單字比較快,從此不用再死背

更有效率的學文法:你不得不知的秘訣!怎麼用自然派和公式派的方式學好文法?

練習聽力的方法:17種練習聽力的方法,不要再說找不到資源啦!

用跟讀練口說:自學語言的人怎麼用「跟讀」把口說練的跟母語人士一樣

學語言前你應該有的心態:學語言根本不用教科書?只要你了解它的本質

本站有部分連結與商家有合作關係,透過本站連結購買,我會獲得一些佣金,讓我可以持續營運網站,但並不會影響您的任何權益,詳情查看免責聲明

延伸閱讀

12 thoughts on “只要3個步驟就能輕鬆做好時間管理,擺脫瞎忙的生活

  1. 时间管理真的是一件非常重要的事情呀!我之前就是因为没有给自己设置一个完全事情的截止日期,所以每次完成一件事情都需要好久的时间呀!

    而且wing尽然把时间比喻成乳沟!也太幽默!哈哈

    也要谢谢你的分享!让我学到更多时间管理的观念与技巧!

    1. KC.LEE你好
      我之前也是這樣,每次都會拖到,所以我才想認真開始時間管理
      有趣吧 哈哈,有些事情讓它有趣點技藝會比較深刻呢

  2. 「使用主動式動詞引導每項任務」這個好像很神奇,我要來試一下,有時候事情排太多真的都完成不了,甚至是做不好事情,版主教學文很受用

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *