2020-10-25
時間管理學生

還是學生的我怎麼透過時間管理同時兼顧學習、娛樂、打工、創業

你會不會常常覺得要做的事情好多,感覺永遠都做不完?

還是常常覺得上完課或打工完就覺得超累,只想趕快耍廢休息呢?

之前Wing在某個社團裡分享過自己的行程表給別人參考,沒想到迴響還不錯,才想寫這篇文章跟你分享

這篇文章Wing會告訴你我怎麼透過時間管理在還是學生的時候就能同時兼顧課業、自學、打工、創業,甚至還有時間耍廢、出去玩、跟朋友聚餐!

不管你是學生、打工仔、上班族還是有「多重身分」的社會人士,相信這篇文章都能幫助你去學習規劃自己的行程,讓自己也能「身兼多職」!

每個人時間都一樣多,關鍵在於你怎麼利用時間

這篇文章很長,記得善用目錄喔!

Wing每週的行程

首先先讓你看看Wing每個禮拜的行程表

google行事曆
google行事曆2
時間管理學生

不知道有沒有嚇到你呢?(希望沒有XD)

別看行程表滿滿滿,其實執行起來還蠻鬆的XD

每個禮拜的達成率大概是90%~95%,如果想知道Wing是怎麼完成每件事的,記得要看到最後喔!

Wing的行程種類

在跟你介紹Wing是怎麼規劃並完成每件事之前,想先跟你說明一下Wing現階段一定會有的行程種類有哪些

  • 經營品牌:寫文章、網站維護、規劃服務、製作產品等
  • FB粉專(點這追蹤):發貼文、粉絲互動、社群行銷等
  • 學習:包含學校的課業以及自學其他的技能(語言行銷SEO等)
  • 工作:學生時期是打工,未來應該會找朝九晚五或是業務類型的工作
  • 運動:每週2次,1次30分~1小時
  • 生活必需:吃飯、睡覺、打東東((???

這些是不管每個禮拜在怎麼忙都一定會排進去的,只是可能分配的時間比例不一樣而已

知道了這些種類後,就開始進入這篇文章的重頭戲:「Wing如何規劃行程」

Wing如何規劃行程

Wing每個禮拜六或日都會花1個小時左右的時間一次排完下一個禮拜的行程,當然規劃的頻率和花費的時間你都可以自己調整,但都不會離開4個步驟

自製步驟圖

而Wing幾乎都是使用Google的各種軟體,它最大的好處是可隨時同步資料和程式間的連結性高

google軟體截圖

你可以先看看下面的影片,對Wing怎麼使用Google做時間管理有大概的了解

收集要做的所有事

首先你一定要知道你還剩多少事沒有做,以及你會有哪些事需要開始做,Wing會把這些事情都先收集起來,先記入Google Keep(如下圖),等要排行程的時候在規劃

個人google keep的事情

一般Wing的事情來源會有下面幾種

年度目標

Wing的便利貼年度目標

Wing在年底的時候會使用便利貼來規劃明年想要達成的目標,並把它貼在我看得到的地方隨時提醒自己

這些目標會在拆成「週目標」、「日目標」等等,用另外的便利貼貼在其他地方,讓自己知道這個月要做什麼來達成「月目標」

Wing的便利貼週目標

如果你想知道怎麼用便利貼訂定自己的年度計劃,可以參考下面這部影片

生活雜事

除了基本的吃飯、睡覺、洗澡外,你可能還會有以下等等的雜事

  • 去醫院回診
  • 送小孩上學(如果你有小孩)
  • 去超商繳帳單

這些事情花的時間都不多,但又一定要做,也導致你的時間碎片化,Wing會把這些事整理成一份「批次清單」,找連續的一段時間(30分~1小時)一次把它解決

別人需要你幫忙的事

  • 主管要你處理的事
  • 同學要你幫報告找資料
  • 同事請你提交專案進度報告

這些事需要花時間處理,但可能沒有立即性,你可以先收集起來,等要排行程時在找時間處理

突發狀況

在你按表操課時常常會出現一些「變數」,例如

  • 你媽媽要你倒垃圾
  • 今天要提早或晚吃飯
  • 明天要交報告組員卻跟你說還沒做完,要你幫忙

突發狀況要處理的時間有長有短,我們沒辦法控制,如果像倒垃圾趕快倒一倒就沒事了,但如果是報告沒做完,你就勢必要調整你的行程先把報告做完((廢物組員= =|||

別人的邀約

你偶爾可能會接到一些來自家人或朋友的邀約,例如

  • 高中同學找你聚餐
  • 爸媽想找你去玩個2天一夜
  • 朋友心情不好想找你談談

對於邀約Wing向來是來者不拒,但如果去了會影響你完成進度,就要適時地拒絕,少去幾次聚會不會怎樣的!

判斷哪件事要先做

事情四象限

知道你有哪些事還沒做之後,下一步就是要判斷哪些事比較重要,你才能了解哪些事情要優先排進行程裡

Wing判斷的基準主要有2個

  • 時效性
時間緊急

「作業繳交期限快到了」、「我需要在xxx之前把資料給小明」、「老闆要我在xxx前做完ooo事」

諸如此類的事情,會依時間順序排進行程裡,每件事都會提早至少1個禮拜做完然後提早交差,也給自己和對方緩衝及修改的時間

至於要提早多久做,就看你做這件事要花多少時間和你的拖延症有多嚴重

延伸閱讀:為什麼事情老是做不完?讓我告訴你什麼是拖延症
  • 重要性
80/20法則

這部分會著重在品牌經營的部分,相信你應該有聽過「80/20法則」,沒有時間壓力的話,Wing會優先選擇對品牌發展最有用的事情來做,可能是寫文章、行銷網站、製作產品之纇的

每月的例行公事

在每個月的月底Wing都會有一些例行公事要處理(如下圖)

每月例行公事

以上只要到了最後一個禮拜,不管還有多少事,例行公事的優先度都會最高

訂定例行公事的好處是,你不用多花心思去計算這些事到底多久沒做了,就像自動駕駛,時間到了就知道要做,也維持這些事情的規律性

開始制定行程表

下面Wing會用影片實際示範一次我怎麼排行程的,為防你看不懂,Wing把內容分為6個步驟

  1. 把每週的固定行程設定好(如吃飯、打工、運動)
  2. 計算每件事要花的時間
  3. 先排比較緊急的事情
  4. 後排重要的事情
  5. 把剩下的時間填滿
  6. 檢視並修改

如果你剩下的時間都很零碎,真的不知道要排什麼,Wing給你3種方法去填滿這些時間

  • 直接變成彈性時間:可以拿來處理你還沒做完的事
  • 做一些小事情:例如閱讀,或先做一點明天的進度
  • 休息:追個劇、出去透透氣什麼的

實際執行行程表

規劃好行程表最後一步就是按表操課啦!

雖然每天的行程都不一樣,但是都一定會有下面5個過程,這邊只適用於Wing自己打算要做的事情,不包含吃飯、回診、打工等固定行程

一天的開始

每天起床第一件事Wing會先看看手機的訊息,不一定會回,但會了解一下今天可能會有什麼突發狀況

盥洗完後Wing會先喝杯開水,給自己醒醒腦

之後就會開始讀30分鐘的書,再花半小時左右整理今天讀到的內容,都做完後才會依序開始做每天的事情

事前儀式

在開始做每件需要長時間專注的事情時,Wing會先準備好下面的東西才開始工作

  • 1~2杯飲料
  • 等等要使用的所有資料、網站或工具
  • 關掉所有社群媒體的「程式」,讓他們不能跳通知
  • 手機開飛航,讓人連電話都打不通
  • 讓自己能在一個獨立空間做事
  • 開始工作(我稱這些事為「工作」)

深度工作模式

進入工作模式後,就會盡量專注在要做的事情上,盡可能的不要被手機、社群、電腦等等的分心,這需要一點意志力

專注森林LOGO

這邊Wing推薦給你一款APP叫做「專注森林」,它可以設定你要專注的時間,如果你手賤拿起手機他還會叫你回去工作XD,這在訓練自制力的時候蠻好用的

專注森林
延伸閱讀:工作的時候很難專心?網頁版『 Forest:專注森林 』 阻止你亂逛網頁、滑臉書 - 電獺少女

中間小休息

有點類似「番茄鐘」,但沒有固定的時間上工和休息

Wing自己會有兩種休息,一種是做事的時候不時起來走一走,倒杯新的飲料、上個廁所等等

另一種是事情做完或是累到做不下去時會小睡個15~30分鐘,起來後又是一尾活龍

延伸閱讀:午睡的神奇力量:如何睡、何時睡、睡多久? - 康健雜誌

何時休息是自己可以決定的,真的累就休息一下沒關係,但不要把休息當常態,這樣事情會做不完!

關閉工作模式

當整天的事情都順利做完沒有Delay,Wing會確認一下今天的完成狀況和明天要做哪些事,偶爾也會看一下E-mail

都沒有任何問題的話,Wing就會關掉所有跟工作有關的事,拿起手機,開啟電腦,開始追劇或耍廢到睡覺XD

執行上會遇到的問題和解決方法

接下來Wing想跟你聊聊我自己在執行上曾經遇到過的問題和我是怎麼解決的

賴床

賴床

其實Wing是個很會賴床的人,雖然行程表上是8點開始做事,但我幾乎都睡到9點或10點左右才起來….

我想我賴床還能做完的原因大概是我已經很熟我做每件事要多少時間以及我能夠長時間專注的關係吧,這是需要時間訓練的

解決方法

最簡單的當然就是早睡早起身體好XD,如果你沒辦法的話,可以試試「5秒法則」來強迫你從床上爬起來

延伸閱讀:最簡單也最有效的5秒法則,你也該試試開始改變你的人生

事情做不完Delay

拖延症

有時真的會錯估時間或是因為一些原因(非懶惰)而做不完,就會造成進度Delay

解決方法

很急的話就把這禮拜比較「可以延後」的事情的時間拿來用,先做完再說,或者被Delay的事本身不太重要,就放到下個禮拜再做也行

懶得做

懶

沒有理由,連開始都沒開始,單純完全不想做

解決方法

思考一下這件事對你來說有多重要,如果是不做也行的事,那就讓他去吧

如果很重要但提不起勁,看是要先做其他有幹勁的事或是先放著去休息,在期限內重挑一天做,如果一直都不想做,很有可能這件事也沒你想的那麼重要

突發狀況

被叫去到垃圾或是報告還沒做完要你幫忙,導致你要調整行程

解決方法

上面有稍微提過,如果這狀況是時間短的,就先放下手邊的工作趕快處理掉再回來繼續

如果是時間長的,就要馬上把這件事排進行程內,把所有比這件事優先度低的事情先移除,等做完這件事才能排回來

被打擾&分心

你可能會被家人、朋友的吵鬧所打擾,或是你自己手賤拿起手機開始滑

解決方法

請見「增加專注力的方法

別人卡住你的進度

有些事情必須要等別人完成我們才能開始,例如要等別人整理完資料我才可以開始做PPT

解決方法

訂下別人要給你的時限,如果時間還很充裕就不用管,先做自己的事,頂多偶爾提醒一下就好

如果快到了,就要緊鑼密鼓地自己追進度,必要時要趕快拉回來自己做

記得還是要休息

休息
圖片來源:那米克貓

如果你耐心地看到現在了,相信你可能會想:「行程這麼滿,難道沒有休息時間嗎?」

當然還是有的,「休息是為了走更長遠的路!」,Wing的主要休閒娛樂有下面幾個

  • 聽Podcast
  • 看Youtube
  • 打手遊
  • 追劇(目前是韓劇)

下面是我會打算休息的狀況

事情提早做完

如果某件事我計畫花5小時,但是4小時就做完了,剩下1個小時可能就是開始休息,做上面的任何一件事情,等下一件事情的時間到了再上工

運用零碎時間

例如運動、通勤、吃飯的等待時間、吃完飯後的短暫休息

這些時間主要是拿來

  • 聽Podcast
  • 看Youtube
  • 打手遊

因為這些活動花的時間都不長,而且隨時可以停止,當作給心靈紓壓是最適合的了

就是想休息

我就爛

沒有理由,就是想耍廢XD(當然是在不影響進度的情況下啦)

每月的安息日

如果我這個月有達成90%以上的事情,每個進度都有掌握好,我就會在月底挑個1~2天給自己放鬆,我把這個稱為我的「安息日」XD

在這1~2天,我會完全不管任何工作的事,拼命的耍廢、追劇、打手遊一整天,回味一下當廢人的感覺XD

Wing的時間管理技巧

別讓別人隨意佔用你的時間

你有沒有過別人跟你約好的時間卻一拖再拖,導致你的行程被拖到?

你有沒有臨時被別人叫去做事,你不好意思拒絕,結果就是別人的事做好了,你自己的卻一件都做不完?

不要讓別人認為你隨時都有空,隨傳隨到,你要讓人知道你很忙,要你做事要提早約,對方才會認真思考這次碰面有多珍貴,必須要珍惜,把最重要的事先做完

如果他不尊重你的時間,你也沒理由要幫他做事,反過來也是一樣

這個準則不管是主管、同事、同學、朋友甚至是父母都要一視同仁,要學會讓別人尊重你的時間,同時你也要尊重別人的時間

人生最重要的就是時間,時間就是生命

把時間拉保險一點

如果你在做一件不知道要花多久時間的新任務,最好把時間拉保險一點,例如你覺得可能只要2小時,那Wing會建議你先拉成3小時,以免錯估

如果提早做完你也沒損失,一件事要花多少時間做是需要慢慢測試的

把做不完的工作切割成好幾份

你做的事情真的需要花很長時間才能做完,但你的時間又太零碎,那建議用「專案管理」的角度去規劃進度,依照進度每個禮拜做一點,遲早會做完的

要怎麼吃掉一頭大象?切成小塊慢慢吃

保留彈性時間

上面有說過,如果日曆中有沒有填滿的時間,你可以設為彈性時間,給自己一點空間做運用,可以是休息或把沒做完的事情做完

當你不確定要花多少時間去執行一項任務時,也可以先設一大段的彈性時間,以防萬一,最後沒用到也沒關係,就把它拿來自由運用吧!

用不同顏色區隔行程

人是視覺的動物,用不同顏色能一眼看出這件事的種類、重要程度等

列下你的主題日

所謂主題日就是把你的每項活動平均分配在每一天,一天只做一種事,詳細的可以參考這篇文章

延伸閱讀: Zoey Kao 佐編茶水間 理想生活設計:主題日的由來,以及讓感情更好的方法

能順便做就不要特別做

你繳帳單跟倒垃圾可能順路,那就一起做比較省時,如果非必要,千萬不要特別花時間東跑西跑處理雜事,每一段路都是成本!

增加專注力的方法

你會做不完事情很大的原因都是因為「不夠專注」,不管是外在環境的影響還是你自己被自己的玩心支配

下面Wing會從猶豫、分心、打擾3個面向跟你分享如何增加專注力

減少無意義的猶豫時間

現在的人太常想太多,有些小事根本就不需要想,例如今天午餐要吃什麼

一個月花在猶豫上面的時間你搞不好你已經做完一份報告了,減少這些猶豫的時間,把你的思考能量放在真正重要的事情上

什麼是重要的因人而異,Wing只是想跟你說不要花太多時間思考對你不重要的事情

為了必須做某件事而憂慮,比實際做那件事本身更花時間

減少分心

E-MAIL留到最後一起回

如果你有在用E-mail,你有可能會被各種不同的信件通知打擾,導致你一直去確認信箱,不斷分心

Wing的做法是,每天大概會查看1~2次信箱,大概知道有什麼信和信的內容,但正式去回應或是刪信都是等到禮拜天才會一起處理

這運用到了上面講的「批次處理」和「別讓別人佔用你的時間」的觀念

每次花在讀信的時間太零碎,你容易變得永遠在看信,還不如一次回覆,花的時間絕對會比你斷斷續續處理來的少

明確定義你的回信時間也能讓別人知道他發這封信是不會立即收到回覆的,心裡有底就不會一直傳信給你,你的時間就得到尊重

社群訊息有空再回

社群媒體發達,每天手機都跳出一堆訊息,但這些訊息有多少跟你有關呢?

就算跟你有關,又有多少是你需要立即處理的呢?

把你覺得重要的事情做完後「有空」再去回你的訊息,晚一點回天也不會塌下來,再次提醒:「你要讓別人學會尊重你的時間」

把手機、電腦的通知都關掉

各種3C產品根本是分心的大魔王,所以你在做事時必須要把所有的通知都關掉,手機開飛航也行

Wing自己是還會把手機放到我看不到的地方,你沒看到就不會有慾望想去滑他,這是被Wing實驗證實過的喲!

創造不被打擾的環境

讓別人難以聯絡你

想要不被打擾,最快的方式就是讓人找不到你,現在要找人太容易了,社群、定位什麼的,想不被打擾都難

限制別人能找到你的方法,並且只在固定時間回覆,久了你一定會感到很清淨XD

跟別人做溝通

如果你有室友或是家人住在同個空間,你可以跟他們溝通:「我希望在某某時刻做某某事,希望你們那段時間不要來吵我」

如果能談好的話恭喜你!你可以開始做事了,如果不行,你可以採取下個步驟

戴上耳機,隔絕世界

戴上耳機,隔絕世界

如果你沒辦法擺脫周遭都是人的環境,那就把耳機戴上吧,聽點輕音樂,專注做你的事

要感覺像是你的外面有個無形的玻璃隔絕著你跟這個世界的聯繫((太中二了吧XD

獨自到外面做事

以上都行不通的話,就去咖啡廳或圖書館吧!那裡不會有任何人管你或吵你,你可以放心地做你的事,也許點杯咖啡來喝

如何提高目標&計畫的執行率

下面講的可能你都聽過,有點陳腔濫調的感覺,但這些真的是最簡單就可以執行的,你聽過了但沒有做,所以才會沒有成果

  • 自律

這是Wing覺得不管任何是最重要的事情了!有句話說「你有多自律,你就多自由」,當你學會自律,你就不需要強迫自己做時間管理,因為已經變成一件很自然的事

延伸閱讀:其實你不用犧牲你的生活,也可以達到自律
  • 設定一個好目標

要怎麼設定目標可以參考這部影片

  • 知道哪些事重要,並清楚你做每件事的時間
  • 把事情分成小事情
  • 強迫自己開始做
  • 檢視成效並修正
  • 堅持

你也可以參考這部影片

你可以怎麼開始規劃自己的行程表

你不需要像Wing一樣把自己逼得那麼緊,可以以這個為基礎,修改成適合你的形狀

先來回顧一下Wing如何規劃行程

自製步驟圖

前面兩個步驟是你一定要做的,Wing就不多說了,但從規劃開始就會因人而異

步驟1:依照下圖的10個步驟和8個秘訣做初步的規劃

時間管理10步驟8秘訣

步驟2:實際執行幾個禮拜

一個東西好不好用,都是需要時間去驗證的,花至少1個月的時間去驗證你的初步規劃有什麼需要改善的,也讓你慢慢抓住你每件是需要花多少時間進行

步驟3:修正讓行程表符合你的工作需要

一開始想規劃時間大多都是因為有工作、想要在下班時間多做一點自己的事

所以一開始要先以配合你的工作時間去調整你每件事情的先後順序,因為工作時間通常都是最難控制的(如果你沒有固定的時間上班的話)

步驟4:讓行程表去符合你的生活方式

當你開始習慣了這個方法,你可以開始依照你想要的生活方式去修改行程表

如果可以,Wing建議你減少工作的比例,多放些時間在發展興趣、休閒和自我進修上,開始讓自己過上自己喜歡的生活,而且不會擔心時間不夠

步驟5:堅持!堅持!堅持!

很重要所以說3遍

你可能會有的問題

Q1:我很容易放棄,很難持續執行怎麼辦?

A1:Wing覺得你還是要學會自律,我沒辦法強迫你要做好每件事,你自己要先有那個決心

先勉強自己開始做,當你第一次做成功了,你就會有成就感,自然會想繼續做,形成正向循環

Q2:我的工時很長,擠不出時間,就是做不完

A2:那Wing建議你換個工作,給自己的時間比工時重要,建議找一份薪水稍低,但是你可以有更多自己時間的工作,在錢和時間兩者間取得平衡

除非你認為這份工作你很喜歡,想一輩子待在裡面

Q3:我的工時不穩定,我是做業務類型的工作

A3:Wing沒做過業務,所以不太清楚業務的工作時間如何,以我的認知,你應該會知道客戶在什麼時間會需要服務,例如下班後或是節日

剩下的時間一樣排,但保留彈性,如果客戶在你預計的時間需要服務就沒問題,如果不是你就可以跟預計的時間做調動,一樣可以做事,只是時間不同

Q4:我的事情時間會一直改要怎麼規劃?

A4:你的事情可能會是開會或是公司的成果分享之類的,如果改時間是常態,你可以先把預定的時間填進去,根據你的經驗推測他會改到哪時,把那個時間預留下來做彈性時間

剩下的時間你一樣可以排,但還是以最重要的為主,你自己也要有底其他事有可能沒辦法做完,如果能做完就算你賺到,得失心也就不會那麼重

Q5:我平常都不知道要做什麼,要怎麼填滿行程表?

A5:先把你一定會做的填進去,再想想你最近有沒有想做的事,例如讀英文,你可以把每天讀10個單字填進去,再想下一件慢慢填進去

如果真的想不出來就先填「彈性」或「休閒」吧,不一定馬上就要像Wing一樣這麼忙

在一開始練習時的重點要著重在練習規劃自己的時間,把事情做完反而成為次要了

做時間管理你應該要有的心態

時間就像乳溝,擠一擠就有了

不要再說你沒有時間,而是要想辦法去生出時間,你可以早起或晚睡1小時來做是,或是減少不必要的活動來增加你的時間

這句話反過來也可以這樣說:「時間就像乳溝,躺下了就沒了」,你的時間會在你打算偷懶的時候慢慢用光

不斷學習和修正你的方法

等你看完這篇文章,你可能會想有樣學樣,使用Wing的方法來做時間管理,但我的方法不一定適合你

你應該要做的是從這篇文章中擷取出適合你的內容,不夠的話再去看其他資料,學習不同的方法,不斷的實作、驗證、修正,直到找到適合你的方法為止

沒有最好的方法,只有最適合自己的方法

接受計畫趕不上變化

計畫被打亂是正常的,這是我們常常在說的「突發狀況」,像這次疫情,很多人的計畫都被打亂了

遇上變化時要做的不是慌張,而是思考計劃要怎麼因應變化,讓自己用不同的方式一樣可以達成目標

勉強成習慣,習慣成自然

這是Wing在當兵時長官常對我們說的一句話,到現在我還是覺得受用無窮

時間管理是一個勉強自己的過程,但只要養成習慣,就會變得跟刷牙洗臉一樣容易和自然

對我影響重大的時間管理書籍

最後Wing想跟你分享兩本對我學習時間管理最有啟發的兩本書

一流工作者都在用的待辦清單

這本讓我開始有制定行程表的觀念,從裡面的內容拼拼湊湊、不斷修正後才變成現在的Google行事曆,如果你想了解書中內容,可以看下面這篇文章

延伸閱讀:只要3個步驟就能輕鬆做好時間管理,擺脫瞎忙的生活
深度工作力

這本書主要幫助Wing在做工作時能夠更專心,讓Wing能更有效率的完成每件事,而且這本書的某部分內容跟我當時在用的方法完全一樣!真心推薦!

總整理

如何規劃行程

  • 收集要做的所有事
  • 判斷哪些事要先做
  • 開始規劃
  • 按表操課
  • 記得要休息

增加專注力的方法

  • 減少無意義的猶豫時間
  • 減少分心
  • 創造不被打擾的環境

如何提高目標&計畫的執行率

  • 自律
  • 設定一個好目標
  • 知道哪些事重要,並清楚你做每件事的時間
  • 把事情分成小事情
  • 強迫自己開始做
  • 檢視成效並修正
  • 堅持

你可以怎麼開始規劃自己的行程表

  • 依照10步驟和8秘訣做初步的規劃
  • 實際執行幾個禮拜
  • 修正讓行程表符合你的工作需要
  • 讓行程表去符合你的生活方式
  • 堅持!堅持!堅持!

做時間管理你應該要有的心態

  • 時間就像乳溝,擠一擠就有了
  • 不斷學習和修正方法
  • 接受計畫趕不上變化
  • 勉強成習慣,習慣成自然

你可以利用的資源

結論

每個人一天都只有24小時,沒有誰比較多或比較少,關鍵在你怎麼規劃時間

不管你是學生、上班族、有小孩的父母,想要同時兼顧很多事情包括創業是絕對有可能的

至於你的時間要怎麼花,花在哪裡,全部都要看你的造化了,你只要知道你絕對有時間,只是要花在對的地方,現在你看完文章了,該去規劃你的時間了吧?

時間是很值錢的,甚至比錢更重要

以上就是這次的分享

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