Google Keep

Google Keep 完整教學,防止你忘東忘西的超好用工具

在每天忙碌的生活中有大大小小的事情要處理,一下要處理公事,一下要處理瑣事,腦袋裡塞了太多事情,導致我們常常會忘東忘西的,也不知道什麼事情要先做,最後很多事情都做不好。

這時就需要一個可以幫助我們記錄這些事情的工具,把事情從腦中倒出來一一檢視、刪除、排序,而我建議你使用 Google Keep 這個 Google 官方提供的筆記軟體,這篇文章會告訴你:

  • 為什麼我選擇使用 Google Keep
  • Google Keep 教學
  • Google Keep 的優缺點分析
  • 如何跟其他 Google 功能一起使用

Google Keep 幫助我解決了忘東忘西的問題,讓我的生活能夠持續走在軌道上,如果你也跟曾經的我一樣被許多事情壓垮,相信這篇文章會很適合你。

為什麼我選擇使用 Google Keep

我是個記憶力不太好的人,假設今天你在客廳跟我說等等 1 個小時後幫你做某件事情,如果我沒有立刻記錄下來,或是設個鬧鐘提醒自己,可能回到房間後我就忘得一乾二淨了 XD。

所以第一個原因就是我需要能夠快速記錄待辦事項的工具,第二個原因是身為一個創作者,腦中常常會有一堆的靈感,也需要有個工具可以快速地把這些靈感留下來,第三個原因是操作簡單,也可以跟 Google 的其他功能(例如文件)做整合。

延伸閱讀:怎麼老是記不住!任何知識都能使用的記憶技巧,讓你不再忘記學過的內容

什麼是 Google Keep

Google Keep 是由 Google 官方在 2013 年發佈的一款筆記軟體,支援網頁版手機版Chrome 的擴充功能等多個平台,手機版也可以在桌面設定小工具,每個平台只要登入 Google 帳戶即可使用,每個平台的資料也都會自動同步。

Google Keep的常見用途

現在大部分使用 Google Keep 的人用途大致可以分成下面五種:

便利貼

用來記錄一些待辦事項、學習筆記等較瑣碎的事情,有些人也會直接在上面做專案管理,用好幾個便利貼列出所有的細項,現實中的便利貼有長度限制,但虛擬的一張裡面想寫多長都可以。

儲存靈感

如果你有常在進行創作,特別是文章或影片類,就可以在路上、跑步、睡覺前突然出現靈感的時候把它們快速記錄下來。

行程提醒

當你用 Google Keep 記錄完待辦事項後,也可以設定日期、時間、地點等,它就會跟 Google 日曆做整合,依照你設定的時間提醒你。

網頁擷取

當你在網路上看到某篇文章、某部影片覺得乾貨很多的時候,就可以使用網頁擷取,也就是使用擴充功能,直接把部分或是完整內容擷取下來,再到其他工具做後續的整理。

多人共用

如果你的待辦事項需要跟人做合作,例如這件事對方也要知道,或是要透過 Google Keep 做進度更新,就可以透過信箱將對方加入協作者,這樣對方就能即時收到你對這個筆記的最新修正。

為什麼我不使用其他筆記軟體

我認為在選擇一個工具的時候,應該要讓工具來符合人的需求,而不是單看一個工具什麼都包就認為它一定比較好用,我在 APP 商店下載過很多種筆記軟體,但大多數都給我一種感覺:「太複雜了!

對目前的我來說,一個好用的筆記軟體應該要能夠簡單上手、功能明確、快速使用,另外我在這種軟體上的目的就只需要記錄和分類,其他的我會用不同的工具,所以一個介面上就充滿各種功能的工具,我會覺得很混亂。

當然也有可能只是我沒有去深入研究,或是我的需求還不到那邊,我也想請你問問自己:「你現在會想找一個筆記軟體,你的需求是什麼?」,如果你跟我一樣很簡單,那這款軟體、iphone 內建的 notes,或是一般的筆記其實就很夠用了。

Google Keep 教學

步驟 1:開始使用

Google Keep

你可以依照自己的需求到下面的連結下載對應平台的工具,如果你平常習慣使用網頁版,也可以到上圖的位置找到 Google Keep 的選項,因為上圖的順序是我調過的,如果找不到的話就往下滑看看。

步驟 2:開始記錄

照著上面的編號,下面來一一介紹有哪些功能可以使用,你可以選擇對自己比較有用的功能來使用,我個人的話最常使用的是第 1、2、5、8、10、11 這幾個。

  1. 標題:寫下你多個待辦事項的核心標題(例如家事),有時事情比較少,我會直接把標題當作待辦事項本身。
  2. 新增記事:寫下你要做的事情的說明或細項
  3. 提醒我:可以設定需要被提醒的行程
  4. 協作者:新增對方的信箱來新增合作對象
  5. 清單顏色:可以設定該張清單的顏色,現在還新增了不同風格的背景
  6. 新增圖片:如果該清單需要圖片輔助,就可以按這裡放上圖片
  7. 封存:當有某些清單還不想刪掉,但現在不想看到它時,就可以先執行封存,之後有需要時再取消,就可以重新看到了
  8. 新增標籤:可以將你的清單做分類,例如家事、公事、瑣事等等
  9. 新增繪圖:可以自己畫圖,對喜歡圖像記憶的人挺實用的
  10. 顯示核取方塊:可以將清單從純文字變成可勾選的框框,當某件事完成了就可以勾選完成,並且可以上下移動
  11. 釘選:可將比較重要或常用的清單釘選在最上面,就可以快速看到

步驟 3:後續處理

當一個清單被建立之後,你可以有 2 種處理方式,封存或刪除,封存的話就可以讓你在主要清單看不到它,但是該清單不會被刪除,隨時都可以再找回來。

另外一個是刪除,只要點每個清單右下角的「…」,再選擇「刪除一則記事」就可以把該清單刪除,被刪除的清單會先被丟入垃圾桶保留 7 天,7 天內都還是可以復原被刪除的清單,整個操作就這麼簡單!

我自己的使用情境

不管是管理生活或工作,我最常搭配的工具是以下三樣:

  • Notion
  • Google Keep
  • Google 日曆

Google Keep 平常最主要的功能就是快速記錄,在外面的時候我會使用手機版的桌面小工具,直接把我需要記錄的寫下來,在家裡的時候就用網頁版來記錄,或是用擴充功能直接新增清單,這樣就不用跳來跳去。

等到每天要結束工作的時刻,Google Keep 就成為檢討的工具,首先是它可以提醒我今天還有什麼事情還沒做,再來是一天下來會累積很多的清單,因為我有使用標籤的功能,我就會依照標籤的分類將筆記、靈感、待辦事項分別整理到 Notion 歸檔,再把確定的行程安排到 Google 日曆。

延伸閱讀:想做好時間管理必須從思維開始!工具是解決不了問題的!

Google Keep 優缺點分析

優點

快速記錄

只要打開對應的軟體,不需要太複雜的設定,例如要開好幾個頁面、點好幾個按鈕、設定很多東西等就可以馬上記下想記的東西,非常方便。

支援多平台同步

只要使用的是同一個帳號,在一個地方輸入資料,全平台都可以同步,就不需要要重複輸入好幾次,就為了在不同平台做備份。

支援多種筆記方式

可以用文字、圖片、清單等方式來記錄,你可以用你自己習慣的方式,而我比較不喜歡搞得很複雜,所以純文字的功能就可以滿足我的需求了。

缺點

無法做太複雜的管理

Google Keep 的核心定位還是在快速筆記,在事情方面,它不能做比較複雜的專案管理,例如規劃所有要做的事情的時間軸,雖然可以設定行程提醒,但不能從宏觀的角度來檢視整個專案的狀況,這也是我會選擇使用 Notion 的原因。

在筆記方面,我看過我擔任老師的朋友寫了滿滿的清單,裡面就包含了各種密密麻麻、雜七雜八的筆記或課綱規劃,從整理的層面來看,我覺得這樣的筆記長久下來其實都是無效筆記,你也會懶得看,那還不如額外使用一個專門的筆記軟體。

如何跟其他 Google 功能做整合

目前 Google Keep 最常整合的功能就是 Google 文件和 Google 日曆,日曆在上面已經提過了,就是用行程提醒的方式, Google 文件的話請參考以下連結:

延伸閱讀:Google Keep 變成我的 Google 文件剪貼簿,使用一個月經驗談

如何匯出或備份 Google Keep

當你想把某個清單的內容做備份,可參考以下步驟:

  1. 進到 Google Keep
  2. 按 Ctrl+A 全選
  3. 按…,選「複製到 Google文件」
  4. 全部存在一個文件裡了

結語:有些事情千萬不能麻煩

現代人能用的工具愈來愈多,每個工具都有非常多的功能,也因此有些人會想要什麼東西都用一個工具解決,包括我也是,但後來發現要以用途來分,像隨手筆記這種需要快速行動的內容,我會傾向愈方便愈好。

曾經我嘗試過用 Notion 來記隨手筆記,但流程實在太複雜了,所以即使需要多一個工具,我還是覺得這樣做事的效率比較高,這篇文章的目的也是讓你快速了解 Google Keep 是怎樣的一個軟體。

我個人並沒有把 Google Keep 用到淋漓盡致,但希望透過這篇文章,能讓 Google Keep 成為你的一個選項。

以上就是這次的分享,如果你覺得看完後有些收穫,歡迎你把文章分享給你覺得有需要的朋友讓更多人知道,我會非常感謝你,也可以寄信或到 Facebook 私訊跟我分享你的心得,我會非常開心收到你的訊息。



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